De inbox als agenda van andere
Je bent er net in.
Koffie staat klaar.
Je hebt jezelf beloofd om vandaag die ene belangrijke taak als eerste aan te pakken.
En dan open je je mail.
Twintig minuten later zit je in drie verschillende mail conversaties, heb je twee vragen beantwoord die eigenlijk niet urgent waren, en is de taak waarvoor je zo gefocust wilde beginnen alweer naar morgen verschoven.
Herkenbaar?
Het begint al bij het opstarten.
Voor veel onderwijsprofessionals is e-mail het eerste wat ze openen als ze beginnen. En eigenlijk ook het laatste. Tussendoor ook. En tijdens vergaderingen stiekem op de telefoon.
Dat is begrijpelijk.
E-mail voelt productief.
Je reageert, je bent beschikbaar, je houdt de boel draaiende.
Alleen: het werk dat je zelf wilt doen, het werk dat jij hebt bedacht en gepland, dat schuift langzaam opzij.
Niet omdat je lui bent of slechte keuzes maakt.
Maar omdat de inbox een oneindige stroom van andermans prioriteiten is.
Elke mail is in feite een verzoek.
Iemand anders heeft besloten dat er iets van jou nodig is.
En zodra je die mail opent, ben je bezig met hún agenda.
Voor leerkrachten én directeuren, maar net even anders
Dit speelt voor beide groepen, al verschilt de vorm.
Als leerkracht is je inbox misschien wat stiller overdag, simpelweg omdat je voor de klas staat en niet aan je telefoon hangt.
Maar voor en na school, in de pauze, soms zelfs ’s avonds: dan ben je toch je mail aan het bijhouden. En de grenzen tussen school en thuis vervagen zo zonder dat je het bewust besluit.
Als directeur of teamleider is e-mail soms ook een verlengstuk van vergaderen. Een vergadering leidt tot vijf actiepunten, die leiden tot tien mails, die leiden tot drie nieuwe vergaderingen.
Het ene voedt het andere.
De inbox groeit niet vanzelf: hij wordt gevoed door de manier waarop jouw werkweek is georganiseerd.
Dat is een patroon dat de moeite waard is om even bij stil te staan.
Wat e-mail met je concentratie doet
Het probleem zit niet alleen in de hoeveelheid. Het zit in de onderbreking.
Je hersenen hebben tijd nodig om echt in iets te komen.
Diep werk, de taken die er écht toe doen, lukt pas als je een tijdje ongestoord bezig kunt zijn.
Zodra je tussendoor een mail ziet, zelfs als je hem niet direct beantwoordt, verbreken je hersenen de verbinding met waar je mee bezig was.
Dat kost meer energie dan je denkt.
Onderzoek wijst uit dat het na een onderbreking gemiddeld ruim twintig minuten kost om weer volledig geconcentreerd te zijn.
Dat is niet niks als je de hele dag bereikbaar bent en elke twintig minuten je mail checkt.
De reflectie voor deze week
Kijk eens eerlijk naar je eigen gedrag rond e-mail.
Niet om jezelf te veroordelen, maar gewoon om te zien wat er feitelijk gebeurt.
Schrijf voor jezelf op:
• Op welke momenten open ik mijn mail?
• Wat was ik van plan te doen voor ik mijn mail opende?
• Hoeveel van die plannen heb ik ook daadwerkelijk uitgevoerd?
Geen goede of foute antwoorden. Alleen eerlijke!
Want voordat je iets verandert, helpt het om eerst te zien wat er eigenlijk speelt.
In het vijfde thema over communicatie en focus gaan we praktisch in op het omgaan met e-mails.
Tot de volgende
In het volgende artikel gaan we een stap verder.
Want e-mail is maar één manier waarop je dag gevuld wordt door anderen. Er is nog iets wat minstens zo herkenbaar is, en wat misschien nog lastiger te doorbreken is.
“Heb je even?”
Die vraag kost je meer dan je denkt.
Wil je niks missen? Like en abonneer je dan via Substack.
En als je dit herkent, deel het dan met een collega. De kans is groot dat ze het ook kennen.
Martijn van Vuuren 