Thema 2 – GRIP op je week
Welkom in het tweede thema van deze serie.
In het eerste thema hebben we gekeken naar waarom het in het onderwijs zo moeilijk is om het gevoel te hebben dat je iets afrondt. Niet omdat je te weinig werkt, maar omdat de manier waarop we werken ons permanent in een staat van “bijna klaar” houdt.
Nu gaan we concreter worden.
Want als je wilt dat het anders voelt, dan begint dat met één ding: je week.
Niet je jaar. Niet je schoolplan. Gewoon: de komende vijf dagen.
En het eerste instrument dat daarvoor het verschil maakt, is je agenda. En daar gaat dit tweede thema over!
2.1 Waarom je agenda heilig moet zijn
Je hebt een agenda.
Dat weet ik bijna zeker. Want in het onderwijs kom je geen dag verder zonder. Vergaderingen. Lessen. Oudergesprekken. Teamoverleg. Het staat er allemaal in.
Maar als ik je vraag wat jouw agenda eigenlijk voor jou doet, wat is dan het antwoord?
Bij de meeste mensen is het eerlijk gezegd niet veel meer dan een registratie van wat er van buitenaf op je afkomt.
Iemand plant een vergadering. Die staat erin. Er is een teamdag. Die staat erin. Er is een gesprek dat ingepland wordt. Die staat erin.
Je agenda is een archief van wat anderen voor jou hebben besloten.
Herken jij dit?
Kijk eens naar volgende week. Hoeveel van de dingen die erin staan, heb jij zelf bewust ingepland? En hoeveel zijn gewoon… verschenen?
Voor leerkrachten ziet dit er iets anders uit dan voor schoolleiders en KC’ers, maar het patroon is hetzelfde.
Als leerkracht wordt een groot deel van je tijd bepaald door je lesrooster. Dat is logisch, dat is je vak. Maar alles wat daaromheen zit, de voorbereiding, de gesprekken, de nakijktijd, de administratie, staat nergens. Het bestaat wel. Maar het heeft geen plek.
Als schoolleider of KC’er is het rooster misschien minder vast, maar de druk is groter. Je dag vult zich razendsnel met wat anderen van je vragen. Een ouder die langsloopt. Een collega met een vraag. Een mail die even snel een gesprek wordt. Voor je het weet is het middag en heb je zelf niets gedaan van wat je had willen doen.
Wat een agenda eigenlijk is
Rick Pastoor beschrijft in GRIP de agenda als een van de drie pijlers waarop je je werkweek bouwt. De agenda, de takenlijst en je e-mail. Samen vormen ze een systeem. Maar de agenda is de basis. Het is de plek waar je tijd vastlegt.
En dat woord is belangrijk: vastleggen.
Niet registreren wat er al is. Maar actief bepalen wat er komt.
Dat is een wezenlijk andere manier van omgaan met je agenda. Je gaat van passief gebruiker naar bewuste planner.
Waarom heilig?
Omdat je agenda iets heeft wat je takenlijst en je inbox niet hebben.
Hij is eindig.
Een dag telt een beperkt aantal uren. Die uren raken op. Aan het einde van de dag is de ruimte op. Dat klinkt als een beperking, maar het is eigenlijk precies wat je nodig hebt. Want die eindigheid dwingt je eerlijk te zijn.
Je takenlijst kan eindeloos groeien. Er kan altijd een taak bij. Je inbox ook: er komt altijd nog een mail, er kan altijd nog iets bij. Maar je agenda? Die is vol op het moment dat hij vol is. Er past gewoon niets meer in.
Pastoor noemt in GRIP dit gegeven als een van de redenen om je je agenda serieus moet nemen: die beperkte ruimte beschermt je tegen je eigen overmoed. Als je niet alleen je afspraken erin zet, maar ook het werk dat je echt wilt doen, dan zie je in één oogopslag wanneer je volgeboekt bent. En wanneer je dus nee moet zeggen.
Voor leerkrachten betekent dit: als nakijktijd niet in je agenda staat, bestaat het niet. Het wordt verdrongen door alles wat wel ergens staat.
Voor schoolleiders en KC’ers geldt hetzelfde. De strategische gesprekken, de denkblokken, de ruimte om echt bij te sturen? Als die niet in je agenda staan, vult de dag zich vanzelf met wat van buitenaf komt.
“Heilig” betekent hier dus niet dat je agenda onschendbaar is. Het betekent dat je hem serieus neemt als het enige instrument dat eindig genoeg is om je bij de les te houden.
Een concreet verschil
Leerkrachten die hun agenda heilig gaan behandelen, beginnen dingen erin te zetten die er normaal niet in staan. Nakijktijd op woensdagochtend. Voorbereiding op vrijdagmiddag. Niet als vage intentie, maar als een echte afspraak met zichzelf.
Schoolleiders en KC’ers die hun agenda heilig gaan behandelen, leren nee zeggen op een verzoek om een overleg omdat ze al iets hebben staan. Niet omdat ze niet willen helpen, maar omdat ze weten: als ik dit wegschuif, dan verdwijnt het.
Dat klinkt misschien harder dan het is. Het is eigenlijk een vorm van eerlijkheid. Jij kunt niet overal tegelijk zijn. Jij kunt niet alles tegelijk doen. Je agenda maakt die keuze zichtbaar.
Doe dit eens
Pak je agenda erbij. Niet om iets te plannen. Gewoon om te kijken.
Wat staat er volgende week in?
En dan één vraag: is er ook tijd voor jou? Voor werk dat jij belangrijk vindt, niet alleen wat er van buitenaf op je afkomt?
Als het antwoord nee is, dan is dat waarschijnlijk niet omdat je het druk hebt. Dan is het omdat je agenda dat nog niet weerspiegelt.
En dat kun je veranderen.
Niet in één keer. Niet alles tegelijk. Maar je begint met zien wat er nu eigenlijk staat.
Tot de volgende
In de volgende Substack gaan we een stap verder.
Want een agenda vullen is één ding. Maar wat je erin zet, en hoe, dat maakt het verschil tussen een agenda die je helpt en een agenda die je alleen maar volgt.
We kijken naar waarom je agenda een kompas moet zijn, en geen archief.
Wil je niks missen?
Abonneer je dan op deze Substack!
En als je het met plezier hebt gelezen, deel het dan vooral. Dat helpt mij om mijn missie waar te maken en nog meer mensen op weg te helpen naar meer GRIP in je werk en je leven.
Hulp nodig?
Wil je niet alleen lezen, maar ook echt aan de slag? Ik geef trainingen ‘Slim werken’ voor leerkrachten, directeuren, KC’ers en MT-leden. Er zijn diverse mogelijkheden, van teambijeenkomsten tot een meerdaags traject.
Kijk op martijnvanvuuren.nl/slim-werken of neem gerust contact op.
Het geheim van slim werken in 6 thema’s
- Waarom we altijd tijd tekortkomen
- Grip op je week
- Grip op je taken
- Grip op je prioriteiten
- Grip op communicatie en focus
- Het geheim van duurzame rust
Martijn van Vuuren 