En waarom belangrijk werk altijd het laatste is dat je doet.
Een vraag die ik mezelf regelmatig stel: wanneer heb ik voor het laatst echt gewerkt aan iets dat er over een half jaar toe doet?
Niet aan een mail. Niet aan een overleg dat vooral tijd kostte. Maar aan dat ene project, die visie, dat gesprek dat de school of mezelf verder helpt.
Vaak moest ik daar even over nadenken. En dat zegt genoeg.
Belangrijk werk vraagt nooit om aandacht
Dat is meteen het probleem. E-mail meldt zich. Een collega tikt je aan. Een deadline dringt zich op. Maar het werk dat er echt toe doet, doet dat zelden.
Niemand komt je eraan herinneren dat je nog moet nadenken over de koers van je team, of dat dat ene gesprek allang gevoerd had moeten worden. Dat soort werk moet je zelf op de agenda zetten. Doe je dat niet, dan gebeurt het simpelweg niet.
Waarom “ik maak er straks tijd voor” niet werkt
Straks komt zelden. Je meent het serieus, maar je agenda heeft altijd wel een excuus klaarliggen: iets dat urgent lijkt en daardoor voorrang krijgt.
Rick Pastoor schrijft in GRIP dat je agenda een contract is met jezelf. Wat erin staat, ga je doen. Dat betekent dat belangrijk werk pas echt gebeurt zodra het een plek en een tijdstip heeft. Niet als losse gedachte, maar als blok in je week.
Kies minder, en het lukt beter
Een tweede inzicht uit GRIP is misschien nog wel belangrijker: hoe langer je lijst met prioriteiten, hoe minder je er werkelijk van afkrijgt. Pastoor adviseert om je belangrijkste werk terug te brengen tot twee of drie zaken per week. Peter Drucker zei het scherper: wie vijf dingen prioriteit geeft, geeft eigenlijk niets prioriteit.
Dat voelt in het begin oncomfortabel. Er is tenslotte zoveel te doen. Maar juist door te kiezen, kun je die paar dingen ook echt afmaken. En wat blijft liggen, krijgt volgende week opnieuw een kans, in plaats van dat het stilletjes verdwijnt tussen twintig andere goede voornemens.
En dan: er echt tijd voor maken
Heb je die twee of drie zaken helder? Reserveer dan een concreet blok in je agenda. Niet “deze week nog”, maar een vaste dag en een vast tijdstip. Voor een leerkracht betekent dit vooral het beschermen van een moment buiten de lesuren; voor een schoolleider gaat het om een blok tussen alle overleggen en ad-hoczaken door.
En behandel dat blok zoals je een afspraak met een ouder zou behandelen. Niet verplaatsbaar zodra er iets anders “belangrijker” lijkt. Want dat gevoel van belangrijk bedriegt je vaker dan je denkt: de haastige mail voelt urgenter dan het rustige, grote werk, terwijl die mail over een week vergeten is en dat grote werk over een half jaar nog steeds telt.
Een kleine stap
Kies voor komende week één ding dat je normaal gesproken laat liggen, maar dat je eigenlijk wel had willen doen. Plan er een blok van minimaal een half uur voor in, op een vast moment.
Geen lange lijst. Geen groots plan. Eén ding, met een plek in je agenda.
Tot de volgende
We zagen al hoe je agenda werkt als instrument dat sturing geeft. Dit artikel laat zien hoe je dat instrument ook echt inzet voor het werk dat je op de lange termijn verder helpt.
In de volgende Substack kijken we naar reflectietijd: waarom een moment van terugkijken in je agenda net zo belangrijk is als het werk zelf.
Wil je niks missen?
Abonneer je dan op deze Substack!
En als je het met plezier hebt gelezen, deel het dan vooral. Dat helpt mij om mijn missie waar te maken en nog meer mensen op weg te helpen naar meer GRIP in je werk en je leven.
Hulp nodig?
Wil je niet alleen lezen, maar ook echt aan de slag? Ik geef trainingen ‘Slim werken’ voor leerkrachten, directeuren, KC’ers en MT-leden. Er zijn diverse mogelijkheden, van teambijeenkomsten tot een meerdaags traject.
Kijk op martijnvanvuuren.nl/slim-werken of neem gerust contact op.
Martijn van Vuuren 