Je bent niet vergeetachtig. Je systeem klopt niet.
Je kent dat gevoel vast.
Je maakt een to-do lijstje. Overzichtelijk. Misschien tien punten.
Je bent er zelfs een beetje trots op: eindelijk structuur.
En dan begint je dag.
Een collega klopt aan met een vraag.
Een ouder stuurt een mailtje dat eigenlijk meteen aandacht vraagt.
Er is een leerling die iets nodig heeft.
Er wordt gevraagd of jij even wil aanschuiven bij een overleg.
Oh, en die subsidieaanvraag moet ook nog voor het einde van de week.
En aan het eind van de dag tel je na.
Je hebt drie dingen van je lijstje gehaald. Maar er zijn acht nieuwe dingen bijgekomen.
Het lijstje groeit terwijl je werkt
Dit is geen toevalligheid en het is ook geen gebrek aan discipline.
Het is een structureel probleem.
In het onderwijs zijn taken zelden echt af.
Ze verplaatsen zich.
Een gesprek met een ouder brengt een vervolgactie.
Een teamvergadering levert vier nieuwe punten op.
Een besluit van boven roept om uitvoering beneden.
En tegelijk staat de deur van je kamer of lokaal altijd open.
Dat betekent dat er voortdurend dingen binnenkomen.
Niet omdat mensen lastig zijn, maar omdat de school nu eenmaal zo werkt.
Alles is met alles verbonden. En jij staat in het midden.
Wat het met je hoofd doet
Het probleem van een lijstje dat maar blijft groeien, is niet alleen praktisch.
Het is ook mentaal uitputtend.
Want ergens in je hoofd weet je: het staat er niet allemaal op.
Er zijn dingen die je weet dat je moet doen, maar die je nog niet hebt opgeschreven. Die vergadering die je nog moet voorbereiden.
Dat gesprek dat je al een week voor je uitschuift.
Die mail die je hebt gelezen maar nog niet beantwoord.
Ze zweven. Ergens. In je hoofd.
En een hoofd vol zwevende taken is een hoofd dat nooit echt tot rust komt.
Want je brein blijft op de achtergrond draaien.
Controleren. Herinneren. Waarschuwen.
Alsof het bang is dat je iets vergeet.
Rick Pastoor noemt dit in GRIP “open loops”.
Taken die je hebt gezien maar waar je nog geen bestemming aan hebt gegeven.
Ze vragen steeds opnieuw aandacht, ook als je er niet bewust mee bezig bent.
Waarom het lijstje zelf het probleem is
Het klinkt misschien paradoxaal, maar het bijhouden van een to-do lijstje kan je werkdruk juist vergroten als je er niet slim mee omgaat.
Want een lijstje zonder structuur is eigenlijk gewoon een verzameling onrust.
Alles staat door elkaar.
Urgente dingen naast dingen die pas over drie weken hoeven.
Kleine klusjes naast grote projecten.
Dingen die jij moet doen naast dingen die eigenlijk bij iemand anders horen.
En elke keer als je kijkt, zie je het hele pakket.
Dat veroorzaakt stress.
Niet omdat je zoveel te doen hebt, maar omdat je het overzicht kwijt bent.
Een kleine oefening
Kijk eens naar je huidige to-do lijstje, of het nu in een notitieboek staat, op een post-it of in je telefoon.
Tel het aantal punten. En vraag je dan af: hoeveel van deze dingen staan er al langer dan twee weken op?
De kans is groot dat het er meer zijn dan je zou willen.
Dat zegt niets over jou.
Maar het zegt wel iets over hoe het systeem werkt, of eigenlijk: niet werkt.
In de komende artikelen ga ik je laten zien hoe je daar iets aan kunt doen.
Niet door harder te werken.
Maar door slimmer om te gaan met wat er op je pad komt.
Want een to-do lijstje dat maar blijft groeien, is geen motivatieprobleem.
Het is een inrichtingsprobleem.
En dat is goed nieuws.
Want inrichting kun je veranderen.
Tot de volgende
In de volgende Substack gaan we het hebben over iets wat hier direct naast ligt: Waarom e-mail je werkdag bepaalt.
En als je wilt weten hoe je taken écht een plek geeft, dan is seizoen 3 van deze serie voor jou. Daarin ga ik dieper in op hoe je je takensysteem zo inricht dat het rust geeft in plaats van stress. Van open loops naar een systeem dat werkt. Maar dat komt nog. Eerst begrijpen we waarom het nu niet werkt.
Wil je niks missen? Abonneer je dan op deze Substack!
En als je het met plezier hebt gelezen: deel het gerust. Je helpt er waarschijnlijk iemand mee die dit ook herkent.
Wil je niks missen?
Abonneer je dan op deze substack!
En als je het met plezier hebt gelezen, deel het dan vooral! Je helpt er waarschijnlijk iemand mee die dit ook herkent.
Daarnaast help je mij om mijn missie waar te maken en nog meer mensen op weg te helpen naar meer GRIP in je werk en je leven.
Het geheim van Slim werken in 6 thema’s
- Waarom we altijd tijd tekort komen.
- Grip op je week
- Grip op je taken
- Grip op je prioriteiten
- Grip op communicatie en focus
- Het geheim van duurzame rust
- …???
Martijn van Vuuren 